Ostatnio na LinkedIn pisałem o znaczeniu mówienia prawdy* – umiejętność ta jest nierozerwalnie związana z konstruktywnym radzeniem sobie z poczuciem porażki. Kontynuując ten temat, przyjrzyjmy się, jak radzenie sobie z niepowodzeniami może wyglądać w praktyce, korzystając z takich sprawdzonych metodyk jak Lean Management. Niezależnie od tego, czy odpowiadasz za programowanie, HR, finanse, czy rozwój biznesu, konstruktywne podejście do niepowodzeń ma kluczowe znaczenie dla przyszłych sukcesów i efektywności Twojego zespołu. Metoda A3 PDCA (Plan-Do-Check-Act) to sprawdzone narzędzie, które umożliwia systematyczną analizę problemów i wyciąganie wniosków z porażek.

W tym newsletterze pokażemy, jak zastosować A3 PDCA w różnych obszarach oraz przekształcić porażki w cenne lekcje, które wzmocnią Twój zespół.

[*] https://www.linkedin.com/posts/michal-kacprowicz-poland_feedbackculture-truthinbusiness-leanmanagement-activity-7255151124255531008-MGZw?utm_source=share&utm_medium=member_desktop​

Na czym polega metoda A3?

Metoda A3, opracowana przez Toyotę, to podejście do rozwiązywania problemów, które wymaga przemyślanej analizy i dokumentacji działań. Nazwa pochodzi od formatu A3 (297x420 mm), na którym przedstawia się analizę problemu, przyczyny oraz plan działania – wszystko w sposób zwięzły i jasny.

Kluczowe elementy metody A3:

1. Definiowanie problemu​
   Przejdź od ogólnej obserwacji do konkretnego, mierzalnego określenia problemu. Na przykład: „Obniżenie efektywności zespołu HR w procesach rekrutacyjnych” lub „Spadek satysfakcji klientów w wyniku błędów w systemie finansowym”.
2. Analiza stanu obecnego​
   Opisz obecny stan rzeczy, używając faktów i danych, aby dokładnie zrozumieć sytuację. W HR mogą to być np. wskaźniki rekrutacyjne, w finansach – analiza przepływów pieniężnych. Przykładowo: "tylko 10 na 100 wysłanych CV trafia na screening z klientem" lub "dostajemy pieniądze po 30 dniach zamiast po 14tu".
3. Analiza przyczyn źródłowych (Root Cause Analysis)​
   Zidentyfikuj rzeczywiste przyczyny problemu. W finansach może to oznaczać analizę procesów księgowych, a w HR – przegląd etapu selekcji kandydatów.
4. Wytyczenie celu​
   Określ konkretne, mierzalne cele, które chcesz osiągnąć. Dla HR może to być „Skrócenie czasu rekrutacji o 20%”, a dla zespołu technicznego – „Redukcja zgłoszeń błędów o 30%”.
5. Proponowane działania​
   Wybierz konkretne kroki, które przybliżą Cię do celu. Przykład dla zespołu biznesowego: wprowadzenie nowych KPI do oceny satysfakcji klienta, dla zespołu IT: implementacja automatycznych testów.
6. Plan wdrożenia (Plan Implementation)​
   Przygotuj harmonogram działań wraz z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi. W ten sposób unikniesz nieporozumień.
7. Ocena wyników (Follow-Up)​
   Monitoruj postępy i analizuj, czy osiągnięto zakładane cele. Na tym etapie warto regularnie zbierać dane i przeprowadzać retrospektywy zespołowe.
8. Standaryzacja rozwiązań​
   Jeśli działania okazały się skuteczne, wprowadź je do standardowych procedur, aby zespół mógł korzystać z tych rozwiązań w przyszłości.

Ćwiczenie praktyczne: Wykorzystanie A3 PDCA do analizy przykładowej porażki

1. Definiowanie problemu​
   Wybierz sytuację, którą ostatnio uznaliście za niepowodzenie – może to być np. wycofanie się klienta z projektu, opóźnienia w rekrutacji lub problemy z płynnością finansową.
2. Opis obecnej sytuacji​
   Przedstaw szczegółowo problem na jednym slajdzie formatu A3. Możesz zorganizować krótką sesję z zespołem, gdzie każdy przedstawi swoje obserwacje.
3. Analiza przyczyn źródłowych​
   Użyj metody „5 Whys” (5 „dlaczego?”), aby dojść do sedna problemu. Poproś każdą osobę, aby wyraziła swoją perspektywę na temat tego, dlaczego sytuacja mogła się wydarzyć.
4. Ustalanie celu​
   Wspólnie ustalcie mierzalny cel, np.: „Zwiększenie satysfakcji klienta poprzez poprawę jakości wsparcia technicznego” lub „Skrócenie czasu zamknięcia etapu rekrutacji o tydzień”.
5. Plan działania i wdrożenie​
   Wybierzcie najskuteczniejsze kroki, które Was do tego celu doprowadzą, np. usprawnienie procesów informowania klienta o postępie prac lub dodanie automatycznych testów w projekcie.
6. Ocena​
   Po miesiącu dokonajcie przeglądu, czy osiągnęliście zamierzony efekt. Jeśli tak – omówcie, jak standaryzować to rozwiązanie; jeśli nie – zdefiniujcie kolejne kroki.
7. Standaryzacja​
   Jeżeli rezultat okazał się pozytywny, ustalcie, jak wprowadzić działania jako standardową procedurę, np. checklistę w procesie rekrutacyjnym lub regularne retrospekcje projektowe.

​

Monika z administracji: Jak A3 PDCA wzmocniło nasz zespół?

"OK, a więc spróbowaliśmy z A3 PDCA. Na początku reakcje były różne – mamy mały zespół i widziałam, że dziewczyny nie są przekonane do - kolejnych pomysłów- heh - moich pomysłów. Kto lubi kolejne ‘procesy’? Szybko jednak okazało się, że to działa. Można się odezwać, nikt nie pokazuje palcem, nie szuka winnych. Skupiłyśmy się na konkretach i analizie faktów, a każdy mógł dorzucić coś od siebie bez ryzyka, że ktoś go za to skrytykuje. Mówię, słuchajcie, niczyja wina, podejdźmy systemowo, dlaczego co innego jest u klienta, co innego twierdzi konsultant a na fakturze jeszcze coś innego;)

Najfajniejsze było to, że nagle zespół zaczął działać razem. Poczułyśmy, że nie tyle Marcin [MK: szef developmentu] znowu ma problem, tylko jest nasz wspólny projekt i mamy realny wpływ na jego wynik. Dzięki temu, zamiast narzekania, zaczęły się pojawiać konkretne pomysły i otwarta rozmowa. Ludzie zrozumieli, że każdy głos jest ważny, a to naprawdę zbudowało zaufanie między nami. Teraz mamy lepszy flow, a atmosfera w pracy zrobiła się bardziej bezproblemowa, prawdziwa. A co najlepsze – już widzimy efekty w wynikach, bo błędów w fakturach jest o połowę mniej, a całość idzie sprawniej. A3 PDCA naprawdę spisało się na medal."

Zamiast podsumowania

Metoda A3 PDCA to narzędzie, które pomaga zespołowi radzić sobie z mówieniem prawdy – tak, nawet jeśli coś pójdzie nie tak, wiemy, że razem zajmiemy się problemem. Dzięki zwięzłości i jasności ta metoda ułatwia analizę i lepsze zrozumienie sytuacji, co jest kluczowe w każdym obszarze IT, nie tylko w programowaniu. Bez względu na funkcję, A3 PDCA wspiera podejmowanie lepszych decyzji i rozwijanie kultury ciągłego doskonalenia w zespole.

Powodzenia!